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En el marco del Plan Estratégico 2002–2006 «SENA: “Organización de Conocimiento para todos los colombianos”», fue propuesto el proyecto de Comunidad Educativa Virtual. Dicha propuesta se hizo con el objetivo de crear ambientes virtuales integrados en una comunidad educativa orientada a la Web, para generar una nueva estrategia de formación profesional acorde con los requerimientos educativos de la era de la información. Esto es: sin barreras de tiempo ni espacio, a través del uso de tecnologías informáticas y telemáticas de punta y modelos pedagógicos y didácticos innovadores. Este proyecto incluyó los espacios virtuales de servicios de formación, laboratorios, oficinas, áreas de socialización y la biblioteca virtual, como apoyo a procesos de formación.

Para entonces el SBS, definió la Biblioteca virtual como un repositorio centralizado de referencias bibliográficas, publicaciones digitalizadas, bases de información de terceros y vínculos a bibliotecas de libre acceso en la Web, a través del portal de la Comunidad Educativa Virtual. Para el año 2003, 7 bibliotecas ubicadas en los Centros de Formación ya estaban interconectadas a la red WAN de la institución y los sistemas de información con que contaban estas bibliotecas: ISIS, Winisis, SIABUC y Excel. Gracias a esto, se decidió automatizar las bibliotecas por medio de la adquisición del Sistema de Gestión e Información Bibliográfica ALEPH 500, de la empresa Exlibris. Posteriormente, el SBS adquirirá nuevos productos que complementarán el trabajo a desarrollar en dicho software: Metalib SFX, Webdewey 2.0, el Sistema de autoridades de materia en MARC21 “ARMARC”, y el descubridor de recursos bibliográficos Primo. Recientemente, y como parte del proyecto de Preservación de la memoria histórica del SENA, se adquirieron el software Open Journal System para la gestión de las revistas SENA y el software para repositorios DSpace para los documentos digitales producidos por la institución.

Al finalizar el año 2006, el Sistema de Bibliotecas, ya contaba con un sitio Web diseñado y desarrollado por jóvenes emprendedores, vinculados al Tecno-Parque y estudiantes del Centro de Teleinformática. Además, con el apoyo de ingenieros de la Oficina de sistemas se migraron los usuarios de las bibliotecas piloto y la regional Distrito Capital, del Sistema Gestión de Centros al Sistema ALEPH 500, para así posibilitar la puesta en marcha del módulo de circulación y préstamo.

Igualmente, y con el liderazgo de varios Bibliotecólogos(as) de las regionales de Antioquia, Atlántico, Bogotá y Valle, se inició la revisión e ingreso de registros para la normalización de la base de datos bibliográfica. El año 2008 marca un momento importante en la historia del SBS como resultado del trabajo de dos años de personas vinculadas a las Bibliotecas de las diferentes regionales y del equipo de gestión de la Dirección de formación: la expedición de la Resolución No. 00293 por la cual se adopta el Manual para el funcionamiento del Sistema de Bibliotecas SENA . Esto brindó un piso legal al sistema Bibliotecario del SENA que se mantiene hasta la fecha. Este manual fue revisado y actualizado en el año 2013, y actualmente se encuentra nuevamente en revisión y ajustes. Un proyecto importante que surge en el marco de la implementación de la Biblioteca digital del SENA, es el de Preservación de la Memoria Bibliográfica y Audiovisual Histórica de la Formación Profesional del SENA, el cual aún permanece en desarrollo.

Dentro de la fase de diagnóstico del Proyecto, se identificó que existe material bibliográfico de tipo pedagógico desde finales de los años 60 del siglo XX. Igualmente, se encontró que entre los años 1976 y 1983 se realizaron cartillas de autoformación, dirigidas a la población rural, que incluían temas como mampostería, comunicaciones y cooperativismo.

Con el auge de la formación a distancia, entre 1984 y 1987, se originó una gran corriente de producción bibliográfica y en formato audiovisual producto de las cinco (5) Centrales Didácticas, que entonces existían. Igualmente, gran parte del material bibliográfico fue el producto de convenios interinstitucionales desarrollados principalmente durante la última década del siglo XX. La meta de este proyecto es convertirse en un apoyo al Patrimonio de la nación en el contexto de las Directrices del grupo Memory of the World, patrocinado por la UNESCO y otras instituciones de talla mundial.

El resultado es una colección de objetos digitales que se ha denominado Colección SENA y que se encuentra disponible en el Repositorio del Sistema de Bibliotecas. El proyecto de preservación de la memoria institucional ha sido reconocido y elogiado en los diferentes escenarios donde se ha presentado, entre los que se encuentran: La Feria Internacional del Libro en Bogotá, ( 2010, 2011 y 2012), En los encuentros del Sistema de Bibliotecas SENA en el Valle y Medellín (2011). Bibliotic, en el Encuentro nacional de Bibliotecas (2011). El Seminario Internacional de Conservación de Archivos Audiovisuales organizado por Fonoteca Nacional en Bogotá año 2012. El VI Encuentro Latinoamericano de Bibliotecarios, archivistas y museólogos EBAM- Medellín (2014). La IV Conferencia Internacional Biredial – ISTEC, donde obtuvo el premio RENATA al mejor poster “Preservación de la Memoria SENA” – Porto Alegre, Brasil (2014).

Desde el año 2011, el Sistema de bibliotecas, ha venido elaborando ayudas y programas para capacitar tanto a los usuarios de las bibliotecas como a sus bibliotecarios. Esto incluye, por ejemplo, la elaboración de manuales para la organización de registros bibliográficos en el software ALEPH 500. Y aunque desde el 2006 se venían realizando capacitaciones y transferencias técnicas, no se ha visto reflejado en las estadísticas de uso y apropiación de los recursos digitales por parte de la comunidad educativa SENA. A esto se sumó el hecho de encontrar que los niveles de investigación y producción intelectual al interior del SENA eran igualmente bajos.

En vista de lo anterior, y en el marco de la consolidación del Sistema de Bibliotecas, su integración a las Redes de conocimiento de Formación Integral, y la participación de las actividades propias de la Dirección de Formación, se planteó en 2012 el proyecto de Alfabetización Informacional, y el desarrollo del documento “Plan nacional de alfabetización en el SENA: ¡Alfabetízate!, un mundo de información”. Este plan incluye el desarrollo de programas de capacitación, la generación de espacios culturales dentro de las bibliotecas y talleres de fomento a la lectura. Otro componente del plan incluyó la realización de los Encuentros nacionales de Bibliotecas y los encuentros zonales, donde se hace seguimiento, y se comparten las buenas prácticas de las bibliotecas, así como los avances propuestos por el Equipo de Gestión. De esta forma, el primer encuentro nacional se realizó en el mismo año 2012.